Wstęp
Dzisiaj trochę inny niż zwykle wpis, bo nie skierowany do szukających kariery w SAPie, ale do klientów chcących wdrożyć ERP w swojej firmie. Tak, mam świadomość, że tego bloga nie czytają szefowie największych światowych korporacji, dlatego nie piszę wyłącznie o SAPie, ale szerzej o systemach ERP. Będzie to ciekawe spojrzenie z trochę innej strony na nasz świat. Świadomy klient to także łatwiejsza robota dla nas, więc jak już zostanę największym blogerem w Polsce, to ułatwię pracę tysiącom ludzi. Przedstawię wdrożenie ERP z punktu widzenia konsultanta.
Wpis nie poruszy aspektów finansowych wdrożenia – od tego są dyrektorzy finansowi.
TLDR: Wdrożenie systemu ERP – perspektywa konsultanta
System ERP to nie tylko narzędzie IT, ale element transformacji całego przedsiębiorstwa. Kluczowe aspekty udanego wdrożenia:
Strategia – dobrać system odpowiedni do profilu i skali działalności firmy oraz planów rozwoju.
Mapowanie procesów – większość firm nie zna dobrze własnych procesów biznesowych; należy je udokumentować (np. w notacji BPMN).
Cele wdrożenia – m.in. zwiększenie transparentności, cyfrowy obieg dokumentów, automatyzacja procesów.
Wymagania – określić konkretne potrzeby uwzględniając TCO, infrastrukturę, funkcjonalności i ograniczenia techniczne.
Partner wdrożenia – pomimo skorzystania z usług renomowanego partnera warto zatrudnić niezależnego eksperta nadzorującego jego prace.
Komunikacja wewnętrzna – skutecznie zarządzać obawami pracowników, którzy mogą sabotować zmianę z obawy przed transparentnością czy zwiększeniem obowiązków.
Sukces wdrożenia zależy głównie od zmiany w mentalności zarządu i pracowników, nie od samej technologii.
Strategia – odpowiedni system do profilu działalności
Dlaczego zaczynam od strategii? Bo strategia opisuje cele przedsiębiorstwa oraz metody ich osiągnięcia. Sam w sobie system ERP jest narzędziem, które ma pomóc w osiągnięciu tego celu, ale dopiero jego właściwe wdrożenie gwarantuje przełożenie transformacji na wyniki przedsiębiorstwa. System, który nie współgra ze strategią firmy, staje się kosztownym obciążeniem zamiast katalizatorem rozwoju. Przedsiębiorstwa, które traktują wdrożenie ERP jako strategiczną inwestycję, a nie tylko projekt technologiczny, uzyskują znaczącą przewagę konkurencyjną i tworzą solidne podstawy do przyszłego wzrostu. Bardzo ważna jest świadomość zarządu i osób decyzyjnych. Wdrożenie ERP wiąże się z ogromną zmianą w każdym aspekcie działania firmy i musi być dobrze przemyślane i zarządzone. Dlatego jeśli prowadzisz małą firmę ERP jest pewnie w ogóle niepotrzebny, w średniej sprawdzi się jakiś system SaaS o ograniczonej funkcjonalności (SAP Public Cloud) a w dużej potrzebna będzie szczegółowa analiza i dobór odpowiednich składników systemu. Do pracy z systemem potrzebna będzie wykfalifikowana kadra. Pamiętaj – jeśli wdrażasz ERP i planujesz rozwój przedsiębiorstwa, nowe zakłady produkcyjne, ekspansje na inne rynki, to upewnij się, że system w przyszłości spełni twoje potrzeby.
Mapowanie procesów biznesowych
Nie mam dokładnych danych, ale w mojej karierze zawodowej mogę z całą odpowiedzialnością stwierdzić, uwaga: KLIENCI WDROŻEŃ ERP NIE ZNAJĄ SWOICH PROCESÓW BIZNESOWYCH! Zapytacie jak to możliwe? Bardzo prosto. Wielu ludzi na rynku pracy jest niekompetentnych, wypalonych lub po prostu krnąbrnych. Często wiedza na temat procesów to często wiedza plemienna, przekazywana ustnie nowym pracownikom i nigdzie nie zapisana. Procedury jedno a praktyka drugie. Dlatego ważne jest dokładne udokumentowanie procesów biznesowych a następnie analiza stanu obecnego oraz próba optymalizacji. Skoro firma nie ma systemu ERP, to pewnie nie gromadzi danych na temat nakładu pracy. Należy zacząć od mapowania procesów biznesowych. Najlepszym narzędziem do tego jest notacja BPMN (link).
W jaki sposób zgromadzić dane do tych schematów? Organizując warsztaty i zbierając informacje u źródła. W metodologii Lean Management nazywa się to Gemba Walk. Należy odwiedzić wszystkie miejsca w których odbywa się dany proces (biuro w magazynie, rampa rozładunkowa itp.) i zapisać listę czynności oraz ich wykonawcę. Pomocną informacją będzie także częstotliwość ich wykonywania, oraz liczbę osób ją wykonujących. Bardzo ważne jest zidentyfikowanie najczęściej występujących problemów. SAP w ramach metodologii SAP Activate dostarcza klientom swoje najlepsze praktyki zwane SAP Best Practices. Zawierają one zbiór diagramów oraz scenariusze testowe, przedstawiające w jaki sposób standard SAP pokrywa poszczególne procesy. Aby móc je modelować i modyfikować SAP dostarcza narzędzie SAP Signavio. (LINK, LINK)
Cel – Co ma przynieść wdrożenie
Skoro znamy już strategię oraz wiemy jakie procesy biznesowe występują w naszej firmie to możemy zastanowić się nad celowością wdrożenia. O wdrożeniu ERP nie można myśleć jako instalacji systemu do drukowania faktur. Wdrożenie ERP to zmiana metod działania przedsiębiorstwa. Jakie cele operacyjne mogą przyświecać wdrożeniu systemu ERP?
- Zwiększenie transparentności
- Cyfrowy obieg dokumentów
- Gromadzenie danych
- Raportowanie
- Likwidacja silosów danych
- Automatyzacja procesów
- Zapewnienie przestrzegania procedur – system nie pozwoli wykonać operacji użytkownikowi bez odpowiednich uprawnień
Są to wybrane cele, przypominam że w poście skupiam się na aspektach operacyjnych, a nie finansowych. Dlatego wdrożenie ERP to zmiana działania przedsiębiorstwa, a nie tylko instalacja systemu. Bo co z tego, że zbieramy dane, skoro nikt ich nie analizuje? Co z tego, że system zapewnia centralny magazyn danych, skoro dane w nim są nieaktualne, a w firmie nadal funkcjonują „bazy danych” w plikach Excel, gdzieś na dyskach sieciowych?
Aby wdrożenie ERP przyniosło korzyści przedsiębiorstwu musi być ono transformacją cyfrową, zmianą działania przedsiębiorstwa. Sam system jest jedynie narzędziem. Główna rewolucja musi zajść w głowach decydentów oraz pracowników.
Wymagania – jakie mam wymagania co do systemu ERP
Znamy już strategię, procesy biznesowe oraz wyznaczyliśmy sobie cele wdrożenia. Teraz możemy sformułować listę wymagań jakie powinien spełniać nasz system ERP. Po co w ogóle formułować wymagania? Po to, żeby dobrać odpowiedni system do naszego przedsiębiorstwa. Wspólnie z działem IT i Dyrektorem Finansowym powinniście rozpatrzyć aspekty takie jak:
- TCO, czyli Total Cost of Ownership. Należy uwzględnić koszty wdrożenia, licencji, utrzymania i ewentualnych rozszerzeń.
- Wymagania techniczne – ile i jakiej infrastruktury IT będziemy musieli zakupić i później utrzymywać?
- W jaki sposób funkcjonalności systemu pokrywają twoje wymagania operacyjne.
- Techniczne ograniczenia systemu -np. integracja z innymi systemami
- Czy system pomoże rozwiązać problemy zdefiniowane podczas analizy przedsiębiorstwa?
- Czy wdrożenie systemu zmusi firmę do zwiększenia zatrudnienia?
- W jaki sposób system jest aktualizowany i jak często należy go aktualizować?
- Kto wdroży system? Czy potrzebny będzie partner np. firma z Big 4?
- Jak długo potrwa wdrożenie?
Dopiero na podstawie celów wdrożenia i wymagań jakie firma stawia systemowi należy dokonać wyboru dostawcy systemu. Przy dużych wdrożeniach dostawca zaproponuje współpracę z partnerem takim jak firmy z Big 4. Dobre określenie potrzeb uchroni firmę przed startą ogromnych pieniędzy na nieudane wdrożenie. Warto zapytać dostawcę o dowody dla obiecywanych korzyści płynących z wdrożenia. Przykładem może być Success Story ich byłych klientów działających w podobnej branży. Przykłady zakończonych wdrożeń pozwolą spojrzeć realistycznie na ramy czasowe jakie ustalamy dla projektu oraz na jego budżet. A ostatecznym celem każdego projektu jest wdrożenie właściwego systemu w zakładanym czasie i budżecie.
Partner wdrożenia
Wiele wdrożeń systemów ERP dokonywanych jest przy pomocy partnerów takich jak firmy consultingowe. W założeniu posiadają one niezbędne zasoby, wiedzę i doświadczenie, aby takie wdrożenie z powodzeniem przeprowadzić. Analizy opisanej w punkcie „Mapowanie procesów biznesowych” można dokonać przy współpracy z partnerem. Należy jednak pamiętać, że interesy firmy consultingowej nie zawsze są zbieżne z interesami ich klientów. Firmy te często fakturują swoich klientów za każdą przepracowaną godzinę, więc w ich interesie jest zaangażowanie w projekt możliwie jak największej grupy swoich konsultantów. Aby to uzasadnić to zdarza się, że proponują klientom niekoniecznie najwłaściwsze rozwiązania. Istnieją także kontrakty tzw. fixed price, z góry ustaloną ceną za usługę wdrożenia. Niosą one ryzyko niskiej jakości pracy partnera.
Problemem mogą być także konsultanci partnera. Niestety zdarzają się przypadki, kiedy konsultantowi brakuje wiedzy lub prze on do najwygodniejszego lub znanego sobie rozwiązania a niekoniecznie najwłaściwszego dla potrzeb klienta. Tu na szczęście klient może szybko zareagować i jeśli współpraca się nie układa zażądać zmian personalnych.
Warto ustalić także reguły na jakich firma uznaje usługę za wykonaną. Najczęściej jest to dostarczenie dokumentacji oraz dowód prawidłowego działania systemu w postaci zakończonych testów. Ten temat jest bardziej prawniczy i powinno się skonsultować go ze specjalistami.
Dobrą praktyką jest znalezienie odpowiedniego specjalisty i zatrudnienie go jako niezależnego eksperta, tak aby ktoś doświadczony i z odpowiednią wiedzą nadzorował prace projektowe. Może to być inżynier oprogramowania, konsultant z wieloletnim doświadczeniem lub project manager. Na rynku funkcjonuje wielu specjalistów do wynajęcia. Istnieją także firmy pośredniczące takie jak agencje rekrutacyjne. Zaufany ekspert, niezależny od partnera wdrożenia pomoże uniknąć przepłacania, niskiej jakości wdrożenia i opóźnień.
Komunikacja w firmie
Wdrożenie systemu ERP jest ogromną zmianą a każda zmiana rodzi obawy pracowników. Najczęściej spotykane (przeze mnie) to strach przed:
- Zwiększeniem transparentności i umożliwieniu pomiaru workloadu.
- Narzuceniem wyższych norm wydajności.
- Zwolnieniami wynikającymi z automatyzacji.
- Koniecznością nauki obsługi nowego systemu.
- Dodatkową pracą wynikającą z nowych funkcjonalności systemu.
Transformacja cyfrowa zwiększa transparentność i pomaga optymalizować procesy. Warto upewnić się, że pracownicy mają niezbędne kompetencje, aby móc zaadptować zmianę. Na światło dzienne wychodzą wszystkie schowane w szafie trupy, drobne machlojki czy układy. W firmie mogą istnieć pracownicy lub grupy pracowników czerpiące korzyści z istniejącego bałaganu. Ludzie oszukują, żeby podciągnąć KPI i dostać premie, udają zapracowanych nie mając nic do roboty lub wręcz kradną lub działają na szkodę firmy. Nie wszędzie tak jest, jednak to się zdarza. Dlatego zmianę trzeba odpowiednio zaplanować i ogłosić. Należy podkreślić, że nie jest to projekt wyłącznie IT a transformacja działania całej firmy. Wdrożenie systemu jest dodatkową pracą, bo przecież do zrobienia są także codzienne obowiązki. Warto zatem omówić kwestię ewentualnych nadgodzin. Pracownicy, którzy będą czuli się zagrożeni przez implementację nowego systemu będą ją sabotować lub nieodpowiednio do niej przykładać. Ich postawa jest kluczowa dla sukcesu całego projektu.
Wdrożenie ERP – podsumowanie
Jak wynika z wpisu wdrożenie systemu ERP to skomplikowany, kosztowny i długotrwały projekt. Jednak odpowiednie przeprowadzenie zmiany przy współpracy wykfalifikowanych specjalistów może przynieść wymierne korzyści dla działania przedsiębiorstwa. Złożone przedsięwzięcia, takie jak wdrożenie ERP wymagają przygotowania, planowania oraz podjęcia właściwych decyzji. Warto udokumentować wymagania, określić cel wdrożenia a następnie dobrać odpowiedni system. Udane wdrożenie ERP zaczyna się od zmiany kultury organizacyjnej i może być przewagą przedsiębiorstwa.
Linki:
EY i ich porady – Link
Blog Inżyniera Oprogramowania – Link
Inny wpis Sapowca – Link
sapowiec@sapowiec.pl