Wstęp
Dzisiaj trochę inny niż zwykle wpis, bo nie skierowany do szukających kariery w SAPie, ale do klientów chcących wdrożyć ERP w swojej firmie. Tak, mam świadomość, że tego bloga nie czytają szefowie największych światowych korporacji, dlatego nie piszę wyłącznie o SAPie, ale szerzej o systemach ERP. Będzie to ciekawe spojrzenie z trochę innej strony na nasz świat. Świadomy klient to także łatwiejsza robota dla nas, więc jak już zostanę największym blogerem w Polsce, to ułatwię pracę tysiącom ludzi. Przedstawię wdrożenie ERP z punktu widzenia konsultanta.
Wpis nie poruszy aspektów finansowych wdrożenia – od tego są dyrektorzy finansowi.
TLDR: Wdrożenie systemu ERP – perspektywa konsultanta
System ERP to nie tylko narzędzie IT, ale element transformacji całego przedsiębiorstwa. Kluczowe aspekty udanego wdrożenia:
Strategia – dobrać system odpowiedni do profilu i skali działalności firmy oraz planów rozwoju.
Mapowanie procesów – większość firm nie zna dobrze własnych procesów biznesowych; należy je udokumentować (np. w notacji BPMN).
Cele wdrożenia – m.in. zwiększenie transparentności, cyfrowy obieg dokumentów, automatyzacja procesów.
Wymagania – określić konkretne potrzeby uwzględniając TCO, infrastrukturę, funkcjonalności i ograniczenia techniczne.
Partner wdrożenia – pomimo skorzystania z usług renomowanego partnera warto zatrudnić niezależnego eksperta nadzorującego jego prace.
Komunikacja wewnętrzna – skutecznie zarządzać obawami pracowników, którzy mogą sabotować zmianę z obawy przed transparentnością czy zwiększeniem obowiązków.
Sukces wdrożenia zależy głównie od zmiany w mentalności zarządu i pracowników, nie od samej technologii.
Strategia – odpowiedni system do profilu działalności
Dlaczego zaczynam od strategii? Bo strategia opisuje cele przedsiębiorstwa oraz metody ich osiągnięcia. Sam w sobie system ERP jest narzędziem, które ma pomóc w osiągnięciu tego celu, ale dopiero jego właściwe wdrożenie gwarantuje przełożenie transformacji na wyniki przedsiębiorstwa. System, który nie współgra ze strategią firmy, staje się kosztownym obciążeniem zamiast katalizatorem rozwoju. Przedsiębiorstwa, które traktują wdrożenie ERP jako strategiczną inwestycję, a nie tylko projekt technologiczny, uzyskują znaczącą przewagę konkurencyjną i tworzą solidne podstawy do przyszłego wzrostu. Bardzo ważna jest świadomość zarządu i osób decyzyjnych. Wdrożenie ERP wiąże się z ogromną zmianą w każdym aspekcie działania firmy i musi być dobrze przemyślane i zarządzone. Dlatego jeśli prowadzisz małą firmę ERP jest pewnie w ogóle niepotrzebny, w średniej sprawdzi się jakiś system SaaS o ograniczonej funkcjonalności (SAP Public Cloud) a w dużej potrzebna będzie szczegółowa analiza i dobór odpowiednich składników systemu. Do pracy z systemem potrzebna będzie wykfalifikowana kadra. Pamiętaj – jeśli wdrażasz ERP i planujesz rozwój przedsiębiorstwa, nowe zakłady produkcyjne, ekspansje na inne rynki, to upewnij się, że system w przyszłości spełni twoje potrzeby.
Mapowanie procesów biznesowych
Nie mam dokładnych danych, ale w mojej karierze zawodowej mogę z całą odpowiedzialnością stwierdzić, uwaga: KLIENCI WDROŻEŃ ERP NIE ZNAJĄ SWOICH PROCESÓW BIZNESOWYCH! Zapytacie jak to możliwe? Bardzo prosto. Wielu ludzi na rynku pracy jest niekompetentnych, wypalonych lub po prostu krnąbrnych. Często wiedza na temat procesów to często wiedza plemienna, przekazywana ustnie nowym pracownikom i nigdzie nie zapisana. Procedury jedno a praktyka drugie. Dlatego ważne jest dokładne udokumentowanie procesów biznesowych a następnie analiza stanu obecnego oraz próba optymalizacji. Skoro firma nie ma systemu ERP, to pewnie nie gromadzi danych na temat nakładu pracy. Należy zacząć od mapowania procesów biznesowych. Najlepszym narzędziem do tego jest notacja BPMN (link).
W jaki sposób zgromadzić dane do tych schematów? Organizując warsztaty i zbierając informacje u źródła. W metodologii Lean Management nazywa się to Gemba Walk. Należy odwiedzić wszystkie miejsca w których odbywa się dany proces (biuro w magazynie, rampa rozładunkowa itp.) i zapisać listę czynności oraz ich wykonawcę. Pomocną informacją będzie także częstotliwość ich wykonywania, oraz liczbę osób ją wykonujących. Bardzo ważne jest zidentyfikowanie najczęściej występujących problemów. SAP w ramach metodologii SAP Activate dostarcza klientom swoje najlepsze praktyki zwane SAP Best Practices. Zawierają one zbiór diagramów oraz scenariusze testowe, przedstawiające w jaki sposób standard SAP pokrywa poszczególne procesy. Aby móc je modelować i modyfikować SAP dostarcza narzędzie SAP Signavio. (LINK, LINK)
Cel – Co ma przynieść wdrożenie
Skoro znamy już strategię oraz wiemy jakie procesy biznesowe występują w naszej firmie to możemy zastanowić się nad celowością wdrożenia. O wdrożeniu ERP nie można myśleć jako instalacji systemu do drukowania faktur. Wdrożenie ERP to zmiana metod działania przedsiębiorstwa. Jakie cele operacyjne mogą przyświecać wdrożeniu systemu ERP?
- Zwiększenie transparentności
- Cyfrowy obieg dokumentów
- Gromadzenie danych
- Raportowanie
- Likwidacja silosów danych
- Automatyzacja procesów
- Zapewnienie przestrzegania procedur – system nie pozwoli wykonać operacji użytkownikowi bez odpowiednich uprawnień
Są to wybrane cele, przypominam że w poście skupiam się na aspektach operacyjnych, a nie finansowych. Dlatego wdrożenie ERP to zmiana działania przedsiębiorstwa, a nie tylko instalacja systemu. Bo co z tego, że zbieramy dane, skoro nikt ich nie analizuje? Co z tego, że system zapewnia centralny magazyn danych, skoro dane w nim są nieaktualne, a w firmie nadal funkcjonują „bazy danych” w plikach Excel, gdzieś na dyskach sieciowych?
Aby wdrożenie ERP przyniosło korzyści przedsiębiorstwu musi być ono transformacją cyfrową, zmianą działania przedsiębiorstwa. Sam system jest jedynie narzędziem. Główna rewolucja musi zajść w głowach decydentów oraz pracowników.
Wymagania – jakie mam wymagania co do systemu ERP
Znamy już strategię, procesy biznesowe oraz wyznaczyliśmy sobie cele wdrożenia. Teraz możemy sformułować listę wymagań jakie powinien spełniać nasz system ERP. Po co w ogóle formułować wymagania? Po to, żeby dobrać odpowiedni system do naszego przedsiębiorstwa. Wspólnie z działem IT i Dyrektorem Finansowym powinniście rozpatrzyć aspekty takie jak: