Zakupy w SAP, czyli co to jest S2P? Kim jest Konsultant SAP MM?

Wyobraźmy sobie zakład produkujący ołówki – Ołówex. Poza drewnem, grafitem i farbą niezbędną do produkcji, zakład ten kupuje artykuły biurowe, kawę dla pracowników, Ludwika do mycia naczyń i wiele innych rzeczy potrzebnych do codziennego funkcjonowania. Gdyby w takim przedsiębiorstwie nie zarządzać zakupami, to w łatwy sposób nieuczciwi lub niekompetentni pracownicy mogliby okradać przedsiębiorstwo lub nawet nieświadomie działać na jego szkodę. Dlatego w firmach tworzy się wyspecjalizowane Działy Zakupów.

W tym poście opiszę uproszczony proces zakupów czyli Source to Pay (S2P). Zapraszam do artykułu o zakupach w SAP.

Co to jest S2P?

S2P czyli Source to Pay to proces zakupów w przedsiębiorstwie, ale rozumiany bardzo szeroko. W życiu codziennym kupujemy różne rzeczy, więc zakupy kojarzą się nam z podejściem do lady, wybraniem produktu i zapłatą. Zakupy profesjonalne są trochę trudniejsze. W związku z tym że wydajemy cudze (firmowe) pieniądze, to musimy przestrzegać procedur obowiązujących w firmie. Na każdym etapie procesu dokumentujemy nasze działania i uzyskujemy odpowiednie pozwolenia. SAP oczywiście wspiera zakupy w przedsiębiorstwach.

Zakupy profesjonalne obejmują wiele tematów ale w tym wprowadzeniu skupimy się na prostym procesie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zakupów zapraszam pod link. Główny podział jaki zastosuje:

• Zakupy bezpośrednie (Direct) czyli dóbr używanych w produkcji (drewno, grafit)
• Zakupy Pośrednie (Indirect) czyli wszystko inne (Ludwik, papier do drukarki)

Nazewnictwo z jakim się także spotkałem to seryjne/ nieseryjne. W tym poście opowiem o zakupach nieseryjnych, bo są najprostsze.

Jak SAP wspiera proces zakupów?

SAP wspiera zakupy korporacyjne end to end to znaczy że za jego pomocą obsłużysz każdy proces zakupowy. Dodatkowo swoje procedury zakupowe można zaszyć w logice SAPa. Na przykład SAP może pilnować uprawnień pracowników – przeciętny pracownik może wydać mniej niż Dyrektor, zdefiniować listy dostawców od których musimy zamawiać lub zablokowanych, od których nie chcemy kupować. Ale w naszym przykładzie skupimy się na prostym procesie Indirect.

Kolejne kroki procesu zakupów

1. Zgłoszenie Zapotrzebowania (Purchase Requisition) – dokument tworzony na użytek wewnętrzny. Służy on zgromadzeniu i udokumentowaniu zapotrzebowania. W PRce określamy co chcemy kupić, ilość, cenę oraz kwestie księgowo – controllingowe, takie jak konto księgowe oraz przypisanie kosztów (na przykład w koszty działu albo projektu). Na podstawie PRki można ustawić wiadomość Workflow, w sytuacji kiedy do zakupienia czegoś potrzebujemy zgody przełożonych. Wtedy kierownik otrzyma specjalną wiadomość, w której może zaakceptować lub odrzucić nasze zgłoszenie.
2. Zbieranie ofert i wybór dostawcy (Quotation) – Po zaakceptowaniu naszego zapotrzebowania trafia ono do Działu Zakupów. Tam pracownik wyszukuje dostawców i wysyła do nich zapytania ofertowe (RFQ). Dostawcy przygotowują ofertę i przysyłają ją w odpowiedzi na nasze zapytanie. Następuje porównanie ofert i wybór dostawcy. Kryteria są zależne od firmy i sytuacji, czasami trzeba zebrać 3 konkurencyjne oferty, czasem wystarczy jedna. Zapytanie ofertowe można wykonać poprzez kopiowanie ze Zgłoszenia Zapotrzebowania.
3. Zamówienie (Purchase Order) – Po wybraniu dostawcy musimy zamówić nasze towary. Zamówienie poza ilością i ceną zawiera także formę dostawy (poczytaj o Incoterms – tutaj), termin i sposób zapłaty oraz miejsce dostawy. Zamówienie także możemy utworzyć poprzez kopiowanie, albo z RFQ, albo z PR. Nasz pracownik nie musi znać języka dostawcy. Wzór PO możemy opracować w kilku językach, a SAP wydrukuje je w języku dostawcy. Zamówienie jest potwierdzeniem zawarcia umowy i dostawca po jego otrzymaniu ma prawo dochodzić roszczeń w sądzie, gdybyśmy się nagle rozmyślili. PO jest podstawą do przyjęcia towaru oraz faktury, a dalej zapłaty.
4. Przyjęcie Towaru (Goods Receipt) – po zamówieniu przychodzi dostawa. SAP pozwala przyjąć dostawę do danego numeru zamówienia, wygeneruje odpowiednie dokumenty oraz zaktualizuje historię w zamówieniu. Pracownikowi działu zakupów wystarczy dostęp i umiejętność obsługi jedynie aplikacji z zamówieniami. Nie musi mieć dostępu ani umieć obsługiwać aplikacji magazynowych by sprawdzić czy zamówione towary przyjechały.
5. Przyjęcie i księgowanie faktury (Invoice Processing) – następnym krokiem jest przyjęcie faktury. Podczas księgowania SAP sprawdza czy ilość i cena zgadza się z zamówieniem i przyjęciem. W końcu nie chcemy zapłacić za rzeczy które jeszcze nie przyjechały, albo za złą ilość. W przypadku rozbieżności SAP zablokuje fakturę do płatności i może wysłać Workflow do Działu Zakupów. Odpowiedni pracownik skontaktuje się z dostawcą i wyjaśni problem.
6. Płatność (Payment Processing) – Za pomocą SAPa możemy wygenerować specjalny plik do banku, który zawiera wszelkie dane potrzebne do płatności. W pliku znajduje się lista wszystkich płatności(może być ich nawet kilkaset), które zlecamy. Jeśli płacimy w inny sposób Payment Processing polega na oznaczeniu naszych należności jako zapłaconych, do celów księgowych.

Na każdym z etapów możemy wygenerować raporty pokazujące aktualny stan procesów, liczbę zapotrzebowań do obsługi, liczbę otwartych PO czy przeterminowane płatności. SAP rejestruje wszystkie dane i na podstawie tych raportów widzimy ile pracownicy mają pracy. Każda transakcja jest udokumentowana a SAP pilnuje porządku w dokumentach oraz przestrzegania procedur. Firma ma kontrolę nad swoimi pracownikami oraz pewność przestrzegania ustalonych procedur.

Kariera jako Konsultant Zakupów czyli Konsultant SAP MM

Modułem odpowiednim dla kogoś chcącego pracować w zakupach SAP jest MM lub w S4Hana Sourcing and Procurement. Ogłoszenia zatytułowane będą „Konsultant MM”, „Konsultant S2P lub P2P” (P2P – purchase to pay) albo SAP Procurement Consultant”. Niestety, na polskim rynku Konsultant MM to najbardziej pospolite stworzenie w SAP. Jest ich najwięcej, gdyż razem z FI i SD MMka to rdzeń SAPa i występuje praktycznie we wszystkich projektach. O co zapytają Cię na rozmowie o pracę? Między innymi o opisanie takiego prostego procesu zakupów. Jeśli przygotowujesz się do rozmowy to ten post może nie wystarczyć, ale z pewnością pomoże.

Skąd uczyć się S2P czyli MMki?

• Książki – tutaj (kupcie sobie subskrypcje, taniej wychodzi)
• Guru 99 – tutaj
• Dla wersji Cloud ( o wersjach przeczytasz tu) kliknij tu.
• Certyfikat – (drogo, tu), zobaczcie sekcję 'How to Prepare’
• Ten kurs z Udemy, jest genialny i tanio, bo można wyrwać go za 40 zł – tu

Zawsze możesz zadać swoje pytanie w komentarzu lub na sapowiec@sapowiec.pl.