Zgodnie z prośbą czytelnika Dawid_K z wpisu o zakupach (link) dziś opiszę Sprzedaż w SAP, czyli moduł SAP SD.
W naszm Ołówexie produkujemy ołówki. Musimy więc je sprzedawać. SAP staje na wysokości zadania i wspiera także sprzedaż. Sprzedaż jest jednym z najważniejszych procesów, gdyż to ona przekłada się bezpośrednio na przychody przedsiębiorstwa. Działalność gospodarczą prowadzi się w celu zarobienia pieniędzy więc przychody są jedną z najistotniejszych rzeczy w tejże. Dlatego tworzy się wyspecjalizowane Działy Sprzedaży, które przetwarzają zamówienia od klientów. Zamówienia i zakupy omówiliśmy tutaj. W dzisiejszym odcinku Order to Cash, czyli sprzedaż a kiedyś SD czyli Sprzedaż i Dystrybucja.
Jak SAP wspiera proces sprzedaży?
Podobnie jak w Zakupach SAP wspiera Sprzedaż kompleksowo. To znaczy, że za pomocą SAPa obsłużysz wszystkie, nawet skomplikowane procesy sprzedaży. Nazwa tego procesu w S4Hana to Order to Cash, czyli dosłownie od zamówienia do pieniędzy – płatności od klienta. Nasze procedury sprzedażowe możemy zaszyć w logice SAPa. Tu podobnie jak w zakupach kierownik ma z reguły szersze uprawnienia jak przeciętny pracownik. SAP może także wysyłać specjalne wiadomości Workflow w celu otrzymania czyjejś zgody na utworzenie dokumentu sprzedaży lub udzielenie rabatu. Dodatkowo system zarządza dostępnością naszych produktów – wie które produkty mamy na stanie a które musimy wyprodukować. Stąd wiemy jaką datę dostawy możemy podać naszym klientom, co może być bardzo istotną informacją w przypadku pilnych zamówień. Cały proces udokumentowany jest w SAP i nie trzeba później szukać maili sprzed roku czy dziwnych Exceli na jakiś zapomnianych dyskach sieciowych. W naszym przykładzie skupimy się na prostym procesie sprzedażowym. Po więcej zapraszam tutaj – link.
Kolejne kroki procesu sprzedaży
- Zapytanie ofertowe (Inquiry) – Klient na piśmie przysyła zapytanie o konkretny produkt lub usługę. W zapytaniu ofertowym klient poprosi np. o określenie ceny, funkcji/ charakterystyki naszego produktu, dostępności oraz dat i warunków dostawy. Inquiry w sprzedaży to RFQ wysłane przez dział zakupów naszego klienta – (zerknij do wpisu o zaukpach)
- Oferta (Quotation) – Jest to dokument formalny przesłany w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe (Inquiry). Oferta zawiera szczegółowe informacje o produktach lub usługach, o które zapytał klient, w tym ich opisy, ilości, ceny, warunki umowy, opcje dostawy oraz wszelkie obowiązujące podatki lub rabaty. Oferta jest zazwyczaj przygotowywana na podstawie konkretnych wymagań klienta określonych w zapytaniu.
- Zlecenie Sprzedaży (Sales Order) – Dokument utworzony w odpowiedzi na Zamówienie klienta. Zawiera dokładne informacje dotyczące zamówionych towarów opisane w ofercie. Zlecenie wprowadzone jest do systemu i staje się zapotrzebowaniem na produkt gotowy. Dokument jest potwierdzeniem naszego zobowiązania wobec klienta i jest uwzględniany w kalkulacjach dostępności naszych towarów. Dzięki funkcjonalności Advanced Availability to Promise czy Zaawansowanej kontroli dostępności SAP określi czy towar mamy wydać z magazynu wyrobów gotowych, ściągnąć z innego oddziały firmy lub magazynu centralnego, czy zlecić produkcję. Funkcjonalność aATP jest dość zaawansowana i więcej o niej możecie przeczytać tutaj – link. Dla potrzeb naszego przykładu Zlecenie Sprzedaży zaklepuje towar w magazynie dla naszego klienta, po to by inny handlowiec nie sprzedał go innemu klientowi – SAP pilnuje by nie sprzedać tej samej rzeczy dwa razy. Dzięki temu możemy uniknąć nieporozumień i świecenia oczami przed klientami.
- Wydanie towaru (Goods Issue) – Wydanie towaru z magazynu. W momencie wydania towaru dostępny zapas wyrobu zmniejsza się oraz rozpoczyna zapisy księgowe. W tej chwili powstaną także odpowiednie zapisy księgowe czyli należności. Podczas wydania możemy wygenerować odpowiednie dokumenty magazynowe takie jak WZ czyli wydanie zewnętrzne. Wydać towary możemy w referencji do dostawy wychodzącej.
- Faktura (Customer Invoice) – Wystawienie faktury. Na fakturze podany jest termin płatności, kwota oraz lista pozycji za które oczekujemy zapłaty. Klienci często wymagają podania ich numeru zamówienia, w odpowiedzi na które wystawiliśmy zlecenie sprzedaży. Faktura zawiera także formę płatności oraz w przypadku przelewu – numer konta pod którym oczekujemy środków. Z resztą każdy kiedyś widział fakturę („Koń jaki jest każdy widzi”) więc nie ma sensu się tu rozpisywać.
- Płatność klienta (Customer Payment) – moment w którym otrzymujemy pieniądze za nasze towary. Po ich otrzymaniu musimy oznaczyć nasze faktury jako zapłacone. Nie chcemy windykować klientów, którzy grzecznie zapłacili za fakturę. Księgowość rejestruje także przychód do celów sprawozdania finansowego.
Podobnie jak w zakupach na każdym z etapów możemy generować raporty pokazujące aktualne stany każdego procesów. Na przykład listę klientów z zaległymi płatnościami. SAP pilnuje porządku w dokumentach oraz przestrzegania procedur. Zbiera dane potrzebne w analizie sprzedaży, księgowości czy supply chain.
Kariera jako Konsultant Zakupów czyli Konsultant SAP SD
Modułem odpowiednim dla przyszłego Konsultanta Sprzedaży jest SD lub w S4Hana Sales. Jeśli pracujesz w Obsłudze Klienta, Wysyłce, Supply Chain albo Sprzedaży to moduł dla Ciebie. Oferty pracy zatytułowane będą „SAP SD Consultant”, „Konsultant SAP SD” lub „SAP Sales Consultant”. Bardzo częstym połączeniem jest Konsultant SD/MM. Sprzedaż to Zakupy tylko od drugiej strony, w obu procesach są podobne dokumenty stąd łatwo o takie połączenie.
